Dans le milieu du développement informatique, le télétravail est généralement assez naturel. Historiquement, et notamment avec les projet open-source les développeurs ont été habitués à collaborer à distance et de façon asynchrone (autrement dit, sans espérer une réponse immédiate de leur interlocuteur). Avec la COVID, le télétravail s’est démocratisé pour toucher d’autres secteurs. Au fil des années et des enseignements partagés par certaines entreprises (notamment dans la tech), de bonnes pratiques émergent afin de télétravailler efficacement. Dans cet article nous vous partageons celles que nous avons adoptées et notre boîte à outils.
🕰️ Asynchrone par défaut
Afin d’être efficace dans ses échanges, la communication doit être asynchrone par défaut. Cela permet à votre interlocuteur de répondre à votre question quand il a fini ce qu’il est train de faire et quand il est 100% disponible pour s’y consacrer.
La plupart du temps, vous n’avez pas besoin d’une réponse immédiate pour poursuivre votre propre travail. Vous pouvez donc attendre quelques minutes et éviter de perturber le travail des uns et des autres. Pour cela, vous pouvez utiliser un outil de messagerie interne tel que Slack (NB : Slack peut s’utiliser comme messagerie instantanée mais il devient surtout intéressant en l’employant de façon asynchrone).
Cette asynchrononicité vaut pour les échanges entre collègues mais également pour les annonces qui seraient plus verticales. Par exemple, quand un manager ou dirigeant doit transmettre un message à l’ensemble des collaborateurs, il peut le faire en enregistrant une video et chacun la regarde quand il le peut. Si quelqu’un est absent, il peut la voir à son retour sans qu’il y ait besoin de programmer une nouvelle réunion. Enfin, chacun peut revoir la vidéo au besoin.
C’est donc un gain de temps pour tout le monde et votre communication et accessible pour tous, tout le temps. À l’agence, pour cela nous utilisons Loom et nous pouvons vous dire que cela fonctionne !
👥 Le daily meeting : une routine qui préserve le lien
Communiquer de façon asynchrone n’empêche pas d’avoir des routines où les gens se voient et dialoguent. C’est le cas des daily meetings : tous les matins, l’équipe se réunit et chacun décrit ce sur quoi il va travailler dans la journée. Chaque intervention dure environ deux minutes. Cela permet de coordonner les membres de l’équipe et de préserver un lien social.
Ces réunions quotidiennes doivent être brèves. Si un membre de l’équipe soulève un problème qu’il rencontre, cela doit faire l’objet d’une réunion avec les quelques personnes qui pourront l’aider mais cela ne doit pas perturber le daily, ni le rallonger.
📓 Avoir un nombre restreint d’outils
Une organisation full remote est très dépendante de ses outils. On trouve des outils pour de nombreux besoins : centraliser la connaissance, communiquer, la gestion de projet, etc. Il est facile de s’y perdre et de multiplier les outils. La première étape consiste à identifier ses besoins principaux et de limiter les outils. Fixer une limite de trois à cinq outils. N’oubliez pas que chaque nouvel outil réclame un temps de prise en main donc plus vous en utiliserez plus l’apprentissage global de vos procédures sera long et fastidieux à maintenir.
🎏 Des horaires flexibles mais prévisibles
En travaillant en asynchrone, avoir des horaires de travail “rigides” a moins d’importance. Finalement si le travail est fait cela n’a guère d’importance qu’il le soit de 14h à 17h ou bien de 13h à 16h. Cela permet à chacun d’avoir de la souplesse dans son quotidien. En revanche, cette flexibilité n’empêche pas de caler des périodes où chacun est présent pour éventuellement pouvoir répondre aux autres dans un délais acceptable ou participer aux dailys meetings. Même s’il est possible de travailler avec des horaires décalés, il est plus simple de travailler à distance lorsqu’on sait qu’on a des périodes de travail en commun.
✏️ La culture de l’écrit
La communication est un des principaux défis du télétravail. S’assurer que chacun ait la bonne information peut s’avérer compliqué et devenir très chronophage s’il faut répéter ces informations à chaque nouveau collaborateur. Afin de surmonter cette difficulté, il est indispensable d’adopter une culture de l’écrit. Cela signifie mettre noir sur blanc l’ensemble de vos procédures et informations utiles à la bonne marche de vos équipes.
Ainsi lors de l’arrivée d’une nouvelle personne dans votre organisation, elle a à sa disposition toutes les informations et peut s’y référer quand elle le souhaite de façon autonome.
💯 L’importance du résultat
Évaluer la performance de son équipe peut sembler compliqué lorsqu’on est en télétravail. On trouve parfois des managers qui craignent que leurs collègues se tournent les pouces en télétravail. Afin d’en finir avec ses inquiétudes, il faut mettre en place des indicateurs clairs et mesurables. Cela permet de savoir si les résultats sont atteints sans avoir à surveiller chacun.
📦 La boîte outils du télétravail efficace
Voici une liste des outils que nous utilisons. En parallèle de cette liste, nous vous recommandons l’excellent “manuel du télétravail” produit par GitLab (en anglais).
Gérer ses emails, contacts et documents
Google Workspace : vos emails, votre calendrier partagé, vos contacts, tout ce qu’il faut pour créer vos documents.
Communiquer
Slack : l’outil de messagerie de référence.
Loom : parfait pour faire des vidéos de vous ou de votre écran.
Centraliser la connaissance
Notion : l’outil de référence pour documenter votre entreprise
😇 Un état d’esprit avant tout
Au-delà des outils et des méthodes, le télétravail c’est avant tout avoir confiance en son équipe. Si vous êtes dans l’angoisse permanente que les gens ne travaillent pas s’ils ne sont pas proches de vous, il y a un problème et il n’y a rien à voir avec le télétravail. Ce type d’organisation nécessite de laisser à chacun de l’autonomie et de la liberté.
